مدیریت
vahidpnu_manager
دوشنبه بیست و دوم فروردین 1390
محیط نا مطمئن سازمان ...  

محیط نا مطمئن:

عوامل محیطی از دو راه اساسی بر سازمان اثر می گذارند1- نیاز سازمان به اطلاعات درباره محیط2- نیاز سازمان به منابع موجود در محیط.

سازمان ها برای اینکه موثر باشند، باید با پدیده های نا مطمئن محیط کنار آیند و تلاش کنند تا آن عوامل را کنترل نمایند. نا مطمئن بودن محیط به این معناست که تصمیم گیرندگان درباره عوامل محیطی اطلاعات کافی ندارند و برای پیش بینی تغییرات خارجی با مشکل روبه رو  می شوند..

تاثیر نا مطمئن بودن محیط:

میزان خطر مربوط به شکست سازمان (از نظر نشان دادن واکنش) افزایش می یابد، و مساله محاسبه هزینه ها و احتمالاتی که باید برای هر یک از تصمیمات در نظر گرفت، با مشکل مواجه می شود.

ساده یا پیچیده بودن محیط:

این بعد از محیط به پیچیدگی آن مربوط می شود که نشان دهنده نا همگن بودن عوامل خارجی سازمان است. در یک محیط پیچیده تعداد زیادی عوامل خارجی با هم ارتباط متقابل دارند و بر سازمان تاثیر گذارند...اما در یک محیط ساده تنها سه یا چهار عامل خارجی بر سازمان تاثیر گذارند

شرکتهای مخابرات و ارتباطات نمونه یک محیط پیچیده هستند.

پایدار یا ناپایدار بودن محیط:

در این بعد از محیط سازمان به این موضوع توجه می شود که آیا عوامل محیطی پویا هستند یا خیر؟ اگر در یک محیطی در ظرف یک دوره چند ماهه یا چند ساله در یک وضع باقی بماند آن را پایدار می نامند. اما در شرایط ناپایدارعوامل محیطی دچار تغییرات ناگهانی می شوند. اگر شرکتها رقیب با حرکت هایی به طور برق آسا در رابطه با تبلیغات و کالا ها اقداماتی انجام دهند محیط ناپایدار می شوند.

سازش با محیط نا مطمئن:

وجود نا مطمئن به این معنی است که رفتارهای درونی سازمانی باید انعطاف پذیر باشند. از نظر دایره سازمانی یا پست و مقام-فرایند کنترل-برنامه ریزی- و..........که در یک محیط مطمئن واقع شده است به سازمان دیگری که در یک محیط نا مطمئن قرار دارد، متفاوت خواهد بود

به عنوان مثال دایره سازمانی( از لحاظ پیچیدگی ساختاری):

با پیچیده تر شدن محیط خارجی سازمان، تعداد پست ها یا مقام های اداری سازمانی افزایش می یابد که آن هم به نوبه خود موجب پیچیده تر شدن وضع درونی سازمان خواهد شد.

سپربلا و مرز گستری :

در گذشته رسم بر این بود که سازمان ها دوایری خاص را مامور رسیدگی به محیط نا مطمین خارج از سازمان می کردند که باید به عنوان سپر بلا در سازمان عمل می کردند. اما راه تازه هایی  برخی از سازمان ها در پیش گرفته اند این است دوایر سازمانی را حذف و هسته فنی را با محیط مواجه می کنند یعنی از این به بعد سازمان ها دوایر ضربه گیر را به وجود نمی آورند چون بر این باورند که اهمیت حفظ رابطه خوب با مشتریان و عرضه کنندگان بیش از کارایی داخل سازمان است

تفکیک دوایر و انسجام ها:

سازمان در واکنش نسبت به پدیده عدم اطمینان دست به یه سری از ا قدامات می زند و این به معنای تفکیک واحدهای مختلف می باشد. تفکیک واحدها یعنی تفاوتی که از نظر نگرش ها، ارزش ها،و هدف های بین مدیران دوایر مختلف سازمان، و نیز از نظر ساختاری بین دوایر وجود دارد.

ذکر این نکته مهم می باشد که  یکی از ره آوردهای تفکیک دقیق واحدهای سازمانی این است که ایجاد هماهنگی بین آنها بسیار مشکل است. و برای  رفع این مشکل باید بین سازمانها مرتبا" اطلاعات لازم را کسب و پردازش نمود.

فرآیند مدیریت مکانیکی و ارگانیکی

یکی دیگر از راه هایی که سازمان ها در برابر محیط های نا مطمئن از خود واکنش نشان می دهند تعیین ساختار رسمی و کنترلی است که بر کارکنان اعمال می کنند طبق تحقیقات به وجود آمده پژوهشگران به این نتیجه رسیده اند که محیط خارجی با نوع ساختار مدیریت داخلی سازمان رابطه مستقیم دارد. در مواردی که محیط خارجی مطمئن بود سازمان دارای مقررات  دقیق و مشخصی بود.و بیشتر تصمیمات به وسیله مقامات عالی مدیریت گرفته می شد.پژوهشگران آن را  سیستم سازمانی مکانیکی نامیدند.

اما در محیط هایی که به سرعت تغییر می کنند، سازمان ها ساختاری های دقیق نداشتند، آنها انعطاف پذیر بودند. در این سازمان ها معمولا" قوانین به صورت نوشته وجود نداشت.سلسله مراتب اداری مشخص نبود و سیستم تصمیم گیری غیر متمرکز بود که پژوهشگران آن را سیستم سازمانی ارگانیکی نامیدند.

کنترل کردن منابع محیطی

سازمان ها در واکنش به نیاز های خود تلاش می کنند تا بین استقلال و داشتن رابطه (( بین سازمانی)) نوعی تعادل بر قرار کنند.. به عنوان نمونه شر کت ها برای کنترل عوامل محیطی یکی از این استراتژ های را به اجرا در می آورند :

1)  ایجاد رابطه مطلوب با عوامل اصلی محیط 2) تغییر دادن عوامل حاکم بر محیطی

ایجاد روابط بین سازمانی

مالکیت- ائتلاف رسمی استراتژیک –بستن قرار داد-دعوت به همکاری-مدیریت مشترک- تبلیغ روابط عمومی

 کنترل نیروهای حاکم محیطی

شر کت ها علاوه بر اینکه برای تامین منابع خود روابط سازمانی مطلوب ایجاد می کنند، در برخی از موارد در صدد تغییر دادن محیط بر می آیند برای اعمال نفوذ بر محیط یا تغییر دادن از 4روش اسفاده می کنند.

تغییر دادن قلمرو: یک سازمان باید درباره این موارد تصمیم بگیرد: نوع فعالیت بازاری که می خواهد در آن وارد شود ، عرضه کنندگانی که از آنها جنس و مواد اولیه بخرد، بانکهایی که با آنها کار می کنند و............ معمولا" این مجموعه که آن را قلمرو سازمانی می نامند تغییر می کند.

مقررات و فعالیت های سیاسی: فعالیت های سیاسی  شامل اقداماتی می شود که  مدیران سازمان ها و شرکت ها بدان وسیله بر قوانین و مقررات دولتی اعمال نفوذ می کنند.

شوراهای تجاری: بسیاری از کارهایی که شرکت های بزرگ در راه اعمال نفوذ بر محیط خارجی انجام می دهند یک سری از کارهایی می باشد که به صورت مشترک با سایر سازمان هایی که در همان صنعت فعال هستند، انجام می دهند.....به عنوان مثال بیشتر شرکت های تولیدی عضو جامعه ملی تولیدکنندگان می باشند.

فعالیت های غیر قانونی: گاهی شرکت ها برای کنترل کردن قلمرو سازمانی دست به اقداماتی می زنند که منع قانونی دارد. در شرایطی مانند مثل پایین بودن سود- فشارهایی که مدیران ارشد وارد می آورند یا کمبود منابع ممکن است مدیران را وادرا کند تا رفتاری را در پیش گیرند که خلاف قوانین است.